Hoe organiseer ik een top tuinfeest? Een 8-verjaardagen-eindexamen-sweet16-kerst-oud&nieuw-paasfeest in één?

Geplaatst door Darja Boers op

Jaaa!!! Eindelijk!!! We mogen weer!! En dat gaan we vieren. En hoe? We vieren alle feestjes van de afgelopen 1,5 jaar tegelijkertijd. En dat wordt een knalfeest!! Een 8-verjaardagen-eindexamen-sweet16-kerst-oud&nieuw-paasfeest in één!
Want wat hebben we dat gemist, de gezelligheid, de vrijheid, de borrels, de BBQ’s, de etentjes met familie en vrienden. Daarom kunnen we er nu geen genoeg van krijgen. Maar hoe pak je dat nu aan, het organiseren van zo’n groot feest? Geen paniek. Met deze handige checklist en tips helpen we je.

# Neem voldoende voorbereidingstijd

En dat betekent dat je op tijd plant. Je begint met een datum. Denk hierbij meteen even na of je alleen volwassenen of ook kinderen op je feest wil ontvangen. Dat bepaalt mede het tijdstip en de dag. En wil je dat iedereen komt? Nodig dan ruim van tevoren uit. Want het kan zomaar zijn dat je niet de enige bent die nog een aantal feestelijke momenten in te halen heeft. Stem het desnoods af met de mensen om je heen. Hou ook rekening met vakanties, (sport) evenementen en festivals.
Plan ook wanneer je de boodschappen doet, en maak op tijd een boodschappenlijst. En neem voldoende tijd om alles klaar te zetten en voor te bereiden.

 Plannen van een feest in de agenda

# Maak een gastenlijst

Wie nodig je allemaal uit? Hoeveel gasten kun je maximaal ontvangen op je locatie? En denk ook aan het budget wat je hebt. Nodig je alleen volwassenen uit of ook kinderen? Dat bepaalt mede of je je feest overdag houdt of liever ’s avonds. Als je een feest om 20.30 uur laat beginnen, geef je duidelijk een signaal af dat (kleine) kinderen niet welkom zijn. Vind je het juist leuk om hele gezinnen te ontvangen, kies dan een tijdstip overdag. En nodig je oudere mensen uit? Zorg dan ook voor voldoende zitplaatsen. Kijk goed of je combinaties kunt maken. Een heel sportteam uitnodigen en één andere vriend, betekent vaak dat jij wat meer aandacht besteedt aan die ene vriend.

# De uitnodiging

Nodig je gasten op tijd uit. Desnoods met een vooraankondiging per appbericht, een zogenaamde save-the-date. De definitieve uitnodiging stuur je dan een paar weken van tevoren met het tijdstip en meer informatie. Vraag mensen altijd om te laten weten of ze komen. Zeker als je het wat groter aanpakt. Je wil weten hoeveel mensen er ongeveer komen zodat je voldoende en niet veel teveel in kan kopen.

# Budget

Denk van tevoren goed na over hoeveel je wilt uitgeven aan je feest. Je budget bepaalt namelijk heel veel: hoeveel gasten je kunt ontvangen, of je (een deel van) de organisatie uit handen geeft, of je alleen koffie met gebak, een borrel of een complete BBQ wil verzorgen. En voor (bijna) elk budget is een feestje te bedenken. Zolang we maar creatief zijn.

# Feestje overdag, in de avond of een doorlopend feest?

Plan jij je feestje overdag? Dan is de kans groot dat er ook kinderen mee komen. Plan je je feest in de avond, dan blijven (kleine) kinderen meestal thuis. Ben hierin ook duidelijk naar je gasten. En hou er rekening mee dat het tijdstip ook iets zegt over wat jij verzorgt aan eten en drinken. Op een feestje dat doorloopt verwacht men doorgaans ook een hapje eten. Wil je dat? Laat je je feestje beginnen rond lunchtijd, dan blijven mensen hangen tot einde van de middag. Begin je rond een uur of 16.00? Dan kan het wel eens laat worden. En begin je pas om 20.30 uur? Dan is de kans groot dat je in de vroege uurtjes nog aan het feesten bent. Wil je de groep splitsen? Ben hierover dan duidelijk in de uitnodiging. Je nodigt een deel van je gasten uit voor de lunch en je noemt een eindtijd. In de avond kun je dan deel twee laten beginnen.

Genieten van een drankje aan een statafel

# Regel je een catering of organiseer je je feest helemaal zelf?  

Afhankelijk van je budget en afhankelijk van hoe leuk jij het vindt om het zelf te organiseren, maak je deze keuze. Je kunt ook altijd een deel uitbesteden zoals kant en klare hapjes of een BBQ laten komen. Wil je na Coronatijd een feest geven? Hou dan rekening met het feit dat cateraars het heel druk zullen hebben, dus reserveer op tijd!

Heb je een paar kids in de buurt die graag een centje bijverdienen? Zet ze achter de tap, laat ze glazen ophalen, laat ze rondgaan met hapjes. Maak duidelijke afspraken en beloon ze goed. Wedden dat ze voor je rennen? Misschien willen ze zelfs de volgende dag wel mee opruimen. En vraag meteen of ze tussendoor een keer de WC willen poetsen. Wel zo fris.

# Staan, zitten of dansen?

Oftewel, regel je alleen sta-tafels, moet je ook zitplaatsen creëren, of moet je ook ruimte laten voor een dansvloer? Als je mensen uitnodigt die wat ouder zijn, of slecht ter been, zorg dan dat er voldoende zitplaatsen zijn. En zet de stoelen niet naast een geluidbox, maar op een wat rustigere plaats. Heb je niet voldoende plaats? Of organiseer je een lunch aan lange tafels in de tuin? Met simpele bankettafels creëer je in no-time veel plaatsen. Nee, bankettafels zijn niet chique, maar met een mooi tafelkleed erover heen heb je zo de mediterraanse familiesfeer te pakken. Met een paar klapstoelen erbij, die je makkelijk in de schuur stalt, heb je altijd voldoende plaats voor (onverwacht) bezoek of ook voor bijvoorbeeld  aan de kersttafel.

Heb je statafels of kun je deze ergens lenen? Of wil je deze huren bij de lokale slijter? Zorg in elk geval dat je er op tijd bij bent. En geef jij regelmatig een feestje? Dan is het handig om een paar statafels aan te schaffen.

 Gedekte buffettafel in de tuin voor feestjes

Een prachtig gedekte bankettafel!

# Zorg voor voldoende glaswerk en servies

Als je een grote groep mensen uitnodigt, heb je vast niet genoeg glazen in de kast staan. Zorg dat je deze ergens leent of huurt. En serveer je eten? Bedenk dan dat je ook servies nodig hebt. Je kunt ook denken aan papieren bordjes die je na gebruik weg kunt gooien. Scheelt een heleboel in afwas. Of je kiest voor fingerfood zonder servies. Zorg dan in elk geval voor servetten.

# Zorg voor schaduw!

Hou je een tuinfeest in de zomer? Zorg dan voor voldoende schaduw. Niks is vervelender dan oververhitte zwetende gasten in de zon. Ook niet voor jezelf natuurlijk. Bovendien is teveel zonlicht schadelijk en kan zorgen voor een zonnesteek. Geen handige combinatie met alcohol. Kies een mooie parasol of zorg voor een overkapping.

Scolaro zweefparasol

# Huur een koelkast

Als je een cateraar laat komen, dan zorgen zij voor gekoelde dranken. Maar regel je dit zelf? Leen of huur dan in elk geval een extra koelkast. Heb je een tap? Dan is je bier zeker gekoeld. Maar schenk je witte wijn, rosé en frisdrank? Zorg dan dat je voldoende ruimte hebt om dit te koelen. Warme witte wijn en warme cola is niet lekker. Een ijsblokjesmachine kan ook uitkomst bieden.

# Aankleding maakt sfeer

Denk ook aan de aankleding van je feest. Je kunt dit zo gek maken als je zelf wil. Maar ook met simpele en kleine dingen geef je een mooie look aan jouw feest. Kies een thema of kies een kleur. En ga vanuit daar verder. Wil je ballonnen en slingers? Wil je kaarsen op tafel? Parasols doen het ook altijd goed. Parasols geven niet alleen bescherming tegen de zon, maar ze geven ook sfeer. En later op de avond houden ze ook de warmte nog een beetje vast. Zet een paar vrolijke hawaïparasols in je tuin en de basis van je aankleding is klaar.

Hawai parasols van Jan Kurtz in diverse kleuren

Denk bij aankleding ook aan verlichting. Kies bijvoorbeeld sfeervolle feestverlichting of mooie tafellampen. En voor de kleinere details: zorg voor een vaasje bloemen op elke tafel. Plaats op de grond of op een klein tafeltje een paar windlichten met een stompkaars. Het fonkelende licht geeft een betoverend effect. Heb je bomen in de tuin? Kies dan voor de leuke bollampen die je aan een tak kunt hangen.

Wil je een hele relaxte sfeer creëren? Hang dan een paar hangmatten of hangstoelen op. Gegarandeerd een lazy-Sunday-afternoon ambiance!

Spelende kinderen in een hangmat van La Siesta

 

# Geen feest zonder muziek!

Ook dit kun je groots aanpakken met een DJ en een dansvloer. Maar een playlist afspelen op je muziekbox is een heel goed alternatief. Maak op tijd je playlist en vraag desnoods aan je gasten om een lievelingsnummer in te sturen. Maak een mooie combinatie, passend bij de sfeer. Overdag wat rustiger en wil je dansen? Zorg dan voor goede swingende dansnummers, passend bij de leeftijd van je gasten. Wil je een unieke muziekbox die meteen zorgt voor sfeerlicht en ook nog eens heel praktisch is voor het koelen van dranken? Kijk dan eens naar deze Nikki.Amsterdam artikelen. Ook leuk als cadeau trouwens!

 Nikki Amsterdam geluidsbox annex wijnkoeler

# Entertainment voor de kids

Lopen er kinderen rond op je feest? Zorg dan voor voldoende entertainment, passend bij de leeftijd. Kleine kinderen vermaak je met een kleurtafel, een poppenkast, een zandbak, waterpistooltjes of een trampoline. Een springkussen is leuk, maar ook niet zonder gevaar. Vraag desnoods een paar meisjes uit de buurt of zij willen komen ‘oppassen’. Gegarandeerd een succes! Voor oudere kinderen is een voetbal, een film of een game- of chill-hoek al snel voldoende. Maak een speciale kindertafel met limonade, cakejes en hapjes. Rauwkost is onze gezonde tip.

Buffettafel met hapjes voor de kids

# lunch, hapjes, BBQ of diner?

Naast voldoende drankjes regel je natuurlijk een lekker hapje. Ook dit kun je zo gek maken als je zelf wil. Het is ook afhankelijk van het tijdstip dat jij je gasten uitnodigt. Regel je een lunch met broodjes? Of regel je een uitgebreide BBQ? Of een simpele BBQ met broodjes hamburger? Met een mooie Drumgrill als BBQ heb je meteen een hele leuk aankleding van je feest. Een frietkar is een leuke en relatief goedkope oplossing voor een feestelijke hap.

Barrelq olievat annex bbq

Een paar tips die altijd van pas komen:

  • Maak een ‘drankjes’-tafel. Zet hierop de glazen, flessen, ijsblokjes, waterkannen met verschillende smaakjes. En hiernaast de koelkast natuurlijk.
  • Maak een ‘hapjes’-tafel. Een heerlijke kaasplank van een paar stukken kaas, met kaasmes erbij, druiven en noten. Staat heel gezellig en lekker makkelijk. Maar om mensen wel uit te nodigen om hier gebruik van te maken, zet je er een stapel kleine bordjes of kleine houten plankjes bij. Zodat je gasten een klein bordje kunnen maken voor het groepje waarmee ze staan te kletsen.
  • Ben je van plan om de BBQ aan te steken? Maak het jezelf niet te moeilijk. Broodje hamburger vinden de meeste mensen lekker en deze zijn ook makkelijk te verkrijgen in de vega variant. Broodje erbij, bak met sla, sausjes en klaar.

 

#De boodschappenlijst

Om je te helpen maken we alvast een eerste aanzet voor een boodschappenlijstje.

  • Hapjes
  • Dranken: bier, wijn, fris, spa rood
  • Nootjes en chips
  • Rauwkost met tappenade (staat leuk op tafel bij een borrel)
  • Bloemen voor op tafel
  • Kaarsjes, kandelaars en aanstekers
  • Slingers, ballonnen
  • Servetten
  • Extra WC papier, keukenrol, schoonmaakmiddel
  • Brandblusser
  • (Wegwerp) servies, glasservies en/of bestek, flesopener, kurkentrekker
  • Extra dienbladen
  • Extra waterkannen
  • Oude handdoeken
  • Bezem, veger en blik
  • Vuilniszakken
  • Deet en zonnebrand
  • Feestverlichting, prikkabel.
  • Parasol, hangtafel, bankettafel

# Nog een paar praktische tips

  • Zorg voor voldoende prullenbakken zodat iedereen servetjes, wegwerpbekertjes, papiertjes van ijs zelf weg kan gooien.
  • Zorg dat tussendoor de WC een keer schoongemaakt wordt.
  • Is het al muggenseizoen? Zorg dan voor een insectenwerend middel. Je gasten zullen je dankbaar zijn.
  • Is het erg zonnig? Zet een paar flessen zonnebrand binnen handbereik.
  • Leg voor de kleine ongelukjes het volgende klaar: poetsdoeken, keukenrol, veger en blik en vuilniszakken. Je zult altijd zien dat je je rot zoekt als je dat plotseling nodig hebt.
  • Informeer de buren, of beter nog, nodig ze uit. Zeker als het laat wordt en de muziek luid aan staat. Je voorkomt er een hoop problemen mee.
  • Zorg voor voldoende parkeergelegenheid. Voor auto’s en voor fietsen. Niks is zo onhandig als er een chaos ontstaat voor de deur of op straat.
  • Vraag een paar buurkinderen of je neef en nicht om te helpen. Betaal ze hiervoor zodat ze hun taak heel serieus nemen. Neem de taken van tevoren door. Drinken inschenken, tappen, glazen ophalen, met hapjes rondgaan en ook een keer de WC schoonmaken. Beloon ze goed en eventueel extra. Laat ze eventueel de volgende dag nog mee opruimen.
  • Maak foto’s!!! En vraag je gasten om dit ook te doen.
  • Probeer een uur voordat het feest begint klaar te zijn. Daarmee voorkom je dat je je eerste gasten met een bezweet voorhoofd ontvangt en kun je nog even ademhalen.
  • Hou de dag erna vrij zodat je op kunt ruimen. En nodig nog een paar goede vrienden uit. Eerst opruimen en poetsen, daarna gezellig de restjes opeten en drinken. Een leuke afterparty!!

Genieten met vrienden in de tuin aan een bartafel

En de allerbelangrijkste tip: Vergeet zelf niet te genieten!!! Met een goede voorbereiding en met wat gemak, heb je zelf ook een leuk feest! Veel plezier!!

 


Deel dit bericht



← Ouder bericht Nieuwer bericht →


Laat een reactie achter

Let op: opmerkingen moeten worden goedgekeurd voordat ze worden gepubliceerd.